Betriebliche Krankenversicherung: Was Arbeitgeber bei Kosten, Budget und Einführung prüfen sollten

Die Arbeitgeberkosten beginnen mit Personenkreis und Leistungsrahmen

Die Frage nach den Kosten einer betrieblichen Krankenversicherung lässt sich nicht mit einem pauschalen Monatsbetrag beantworten. Für Arbeitgeber kommt es zunächst darauf an, welche Beschäftigten einbezogen werden sollen und welcher Leistungsrahmen vorgesehen ist. Erst auf dieser Grundlage lassen sich konkrete Angebote und Beiträge sinnvoll vergleichen.

Aktuelle Anbieterinformationen zeigen, dass Beiträge, Budgetstufen, Leistungsumfang und weitere Vertragsbedingungen tarifabhängig sind. Für die Planung im Unternehmen ist deshalb ein eigenes Budget wichtiger als eine vermeintliche Marktpauschale: Welcher monatliche oder jährliche Aufwand ist dauerhaft tragbar, und für welchen Personenkreis soll er gelten?

Direktquellen: [5] Verband der Privaten Krankenversicherung: Betriebliche Krankenversicherung · [6] Allianz: Betriebliche Krankenversicherung für Mitarbeiter · [7] SIGNAL IDUNA: Betriebliche Krankenversicherung

Budgetmodell und Bausteine beantworten unterschiedliche Fragen

Bei einer bKV können Leistungen unterschiedlich strukturiert werden. Der PKV-Verband beschreibt die betriebliche Krankenversicherung als ergänzenden Schutz, der aus Leistungsbausteinen zusammengesetzt werden kann. Daneben arbeiten aktuelle Anbieter mit Budgettarifen, bei denen Beschäftigten ein festgelegter jährlicher Rahmen für bestimmte Gesundheitsleistungen zur Verfügung steht.

Für Arbeitgeber ist weniger der Name des Modells entscheidend als die Erstattungslogik. Beim Budgetmodell sollte klar sein, welche Leistungen auf das Budget angerechnet werden, welche Grenzen gelten und ob einzelne Bereiche außerhalb des Budgets liegen. Bei Bausteinen ist zu prüfen, welche Leistungsbereiche separat vereinbart werden und für wen sie gelten. Die Details ergeben sich aus dem jeweiligen Tarif.

• Welche Leistungen können Beschäftigte tatsächlich nutzen?
• Gilt ein gemeinsames Jahresbudget oder gelten getrennte Leistungsgrenzen?
• Welche Leistungen liegen außerhalb eines Budgets?
• Wie verständlich lässt sich das Modell der Belegschaft erklären?
• Wie verändert sich der Arbeitgeberbeitrag, wenn der Leistungsrahmen angepasst wird?

Direktquellen: [5] Verband der Privaten Krankenversicherung: Betriebliche Krankenversicherung · [6] Allianz: Betriebliche Krankenversicherung für Mitarbeiter

Beschäftigtengruppen brauchen eine nachvollziehbare Regel

Nicht jedes Unternehmen möchte oder kann von Beginn an dieselbe Lösung für die gesamte Belegschaft vorsehen. Dann muss vor einer Tarifanfrage feststehen, nach welchen Kriterien Beschäftigtengruppen gebildet werden. Diese Kriterien sollten sachlich nachvollziehbar, intern dokumentiert und dauerhaft handhabbar sein.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz erfasst Benachteiligungen aus den in § 1 AGG genannten Gründen unter anderem bei Beschäftigungs- und Arbeitsbedingungen. Eine Gruppenbildung sollte deshalb nicht allein aus Vertriebs- oder Kostengründen festgelegt werden. Ob eine konkrete Abgrenzung arbeitsrechtlich zulässig ist, gehört in die Prüfung mit den dafür zuständigen Fachstellen.

Direktquellen: [4] Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

Aufnahmebedingungen sind Vertragsbedingungen, keine Branchenregel

Aussagen wie „ohne Gesundheitsprüfung“, „ohne Wartezeit“ oder „ab wenigen Mitarbeitenden“ können für einzelne Tarife zutreffen. Sie sollten trotzdem nie als allgemeine Eigenschaft jeder betrieblichen Krankenversicherung übernommen werden. Aktuelle Anbieterinformationen enthalten jeweils eigene Voraussetzungen und Regelungen.

Vor einer Entscheidung sollten deshalb die Bedingungen des konkreten Angebots geprüft werden: Mindestgröße, Aufnahme neuer Beschäftigter, Umgang mit Vorerkrankungen oder laufenden Behandlungen, mögliche Eigenbausteine für Mitarbeitende und Angehörige sowie die Fortführung beim Ausscheiden. Auch Regelungen für Elternzeit, Pflegezeit oder längere Arbeitsunfähigkeit können tarifabhängig sein.

Direktquellen: [6] Allianz: Betriebliche Krankenversicherung für Mitarbeiter · [7] SIGNAL IDUNA: Betriebliche Krankenversicherung

Bei Steuern und Lohnabrechnung entscheidet die konkrete Gestaltung

§ 8 EStG unterscheidet zwischen Einnahmen in Geld und Sachbezügen. Zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen zählen nach der aktuellen Fassung grundsätzlich zu den Einnahmen in Geld. Für Sachbezüge, die nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten sind, gilt derzeit eine monatliche Freigrenze von 50 Euro.

Für Krankenversicherungsschutz hat der Bundesfinanzhof zwei Gestaltungen getrennt beurteilt. Konnte der Arbeitnehmer aufgrund der arbeitsvertraglichen Zusage ausschließlich Versicherungsschutz und keine Auszahlung verlangen, ordnete der BFH den Vorteil als Sachlohn ein. Ein Geldzuschuss an Beschäftigte für eine von ihnen selbst abgeschlossene Zusatzkrankenversicherung wurde dagegen als Barlohn behandelt.

Daraus folgt keine pauschale Aussage, dass eine bKV bis 50 Euro automatisch steuerfrei ist. Entscheidend sind die konkrete Zusage, die Umsetzung in der Lohnabrechnung und weitere Sachbezüge des Mitarbeitenden. Diese Punkte sollten vor Einführung mit Steuerberatung oder Lohnabrechnung geklärt werden; sozialversicherungsrechtliche Folgen sind gesondert zu prüfen.

Direktquellen: [1] Einkommensteuergesetz: § 8 Einnahmen · [2] Bundesfinanzhof: Urteil vom 07.06.2018, VI R 13/16 · [3] Bundesfinanzhof: Urteil vom 04.07.2018, VI R 16/17

Die Einführung ist auch ein Personalprozess

Mit dem Vertragsabschluss beginnt die laufende Arbeit. Neue Beschäftigte müssen nach den vereinbarten Regeln erfasst, Austritte gemeldet und Änderungen im Personenkreis nachvollzogen werden. Anbieterportale können solche Abläufe unterstützen, ersetzen aber keine klare Zuständigkeit im Unternehmen.

Vor dem Start sollte deshalb feststehen, wer welche Information erhält, wer Meldungen aus der Personalabteilung auslöst und wie die Belegschaft über Leistungen, Grenzen und Ansprechpartner informiert wird. Auch längere Abwesenheiten sollten im Prozess berücksichtigt werden, weil die Behandlung von Elternzeit, Pflegezeit oder Arbeitsunfähigkeit vom jeweiligen Vertrag abhängen kann.

• zuständige Person in Personalabteilung oder Geschäftsführung
• Meldeweg für Eintritte und Austritte
• Umgang mit Probezeit und längeren Abwesenheiten
• Abstimmung mit Lohnabrechnung oder Steuerberatung
• einheitliche Mitarbeiterinformation bei Einführung und Neueintritt
• regelmäßige Prüfung, ob Personenkreis und Leistungsmodell noch passen

Direktquellen: [7] SIGNAL IDUNA: Betriebliche Krankenversicherung

Für die erste Einordnung reichen wenige belastbare Angaben

Ein Tarifvergleich ist am Anfang noch nicht nötig. Hilfreicher ist eine kurze Bestandsaufnahme, die Personenkreis, Arbeitgeberbudget und gewünschte Wirkung der bKV sichtbar macht. Damit lässt sich anschließend gezielter prüfen, welche Tariflogik und welche Vertragsbedingungen überhaupt in Frage kommen.

• Anzahl der Beschäftigten und geplante Beschäftigtengruppen
• gewünschtes Arbeitgeberbudget pro Person oder für die Gesamtbelegschaft
• Prioritäten bei Leistungen, zum Beispiel Zahn, Vorsorge, Sehhilfe oder stationäre Leistungen
• bestehende Benefits und weitere Sachbezüge, soweit für die Lohnabrechnung relevant
• Personalprozesse für Eintritt, Austritt und längere Abwesenheiten
• vorhandene Abstimmung mit Lohnabrechnung, Steuerberatung und gegebenenfalls Arbeitsrecht

Erst den Arbeitgeberprozess festlegen, dann den Tarif auswählen

Eine bKV sollte im Unternehmen auch nach der Einführung verständlich und administrierbar bleiben. Deshalb beginnt die Einordnung bei Belegschaft, Budget, Gruppenregel und Personalprozess. Erst wenn diese Punkte stehen, lassen sich Tarifmodelle und konkrete Vertragsbedingungen sinnvoll miteinander vergleichen.

Hinweis: Der Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Vertrags-, Rechts-, Steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Prüfung. Aufnahme, Leistungen, Beiträge und Verwaltungsregeln richten sich nach dem konkreten Angebot und dem jeweiligen Vertrag.