Keyperson-Versicherung: Wann der Ausfall einer Schlüsselperson zum Unternehmensrisiko wird

Eine Schlüsselperson erkennt man an der Abhängigkeit, nicht am Titel

Nicht jede Führungskraft ist automatisch eine Schlüsselperson. Umgekehrt kann ein Mitarbeiter ohne Leitungsfunktion für den Betrieb schwer ersetzbar sein, wenn an ihm Spezialwissen, Kundenbeziehungen, Freigaben oder ein kritischer Prozess hängen.

Die IHK Dresden richtet ihre Notfallvorsorge ausdrücklich auch an Unternehmen, in denen zentrale Entscheidungen an wenigen Schlüsselpersonen hängen. Für die Praxis ist deshalb eine einfache Frage hilfreicher als die Stellenbezeichnung: Was funktioniert nicht mehr oder nur deutlich schlechter, wenn diese Person mehrere Monate ausfällt?

Direktquellen: [1] IHK Cottbus: IHK-Notfallhandbuch · [2] IHK Dresden: Notfall-Handbuch für Unternehmen

Fünf Abhängigkeiten zeigen, wo der Betrieb verwundbar ist

Eine personelle Abhängigkeit wird erst greifbar, wenn sie an konkreten Aufgaben und Folgen festgemacht wird. Dabei geht es nicht darum, den Wert eines Menschen in Euro auszudrücken. Erfasst werden die betrieblichen Funktionen, die kurzfristig nicht ersetzt werden können.

Besonders relevant sind Bereiche, in denen ein Ausfall gleichzeitig Umsatz, Entscheidungsfähigkeit oder Liquidität berühren kann.

• Umsatz und Kundenbeziehungen: Welche Aufträge oder Kontakte hängen wesentlich an der Person?
• Wissen und Qualifikation: Welche Kenntnisse, Zulassungen oder Prozessdetails sind schwer übertragbar?
• Vollmachten und Freigaben: Welche Zahlungen, Verträge oder Entscheidungen können ohne Vertretung nicht vorgenommen werden?
• Finanzierung und Verpflichtungen: Welche Bankgespräche, Bürgschaften oder laufenden Zahlungen sind personell verknüpft?
• Zeit bis zum Ersatz: Wie lange dauern Suche, Übergabe und Einarbeitung realistisch?

Der finanzielle Bedarf beginnt bei den Folgen des Ausfalls

Die IHK Dresden nennt bei einem plötzlichen Ausfall der Unternehmensleitung unter anderem Stillstand, Zahlungsprobleme und Unsicherheit bei Vollmachten und Verträgen. Für eine betriebliche Einordnung sollten diese Folgen getrennt betrachtet werden: Welche Einnahmen könnten fehlen, welche Kosten laufen weiter und welche zusätzlichen Ausgaben entstehen für Vertretung, externe Unterstützung oder die Suche nach Ersatz?

Ebenso wichtig ist der Zeitraum. Ein Engpass von zwei Wochen hat eine andere wirtschaftliche Wirkung als ein Ausfall über mehrere Monate. Eine mögliche Versicherungssumme sollte deshalb nicht aus einer pauschalen Faustformel abgeleitet werden, sondern aus der konkreten finanziellen Lücke des Unternehmens.

Direktquellen: [2] IHK Dresden: Notfall-Handbuch für Unternehmen

Private Berufsunfähigkeit und betrieblicher Ausfall sind zwei verschiedene Rechnungen

Eine Berufsunfähigkeitsversicherung knüpft nach § 172 VVG an die Berufsunfähigkeit der versicherten Person und die vereinbarten Leistungen an. Ihr Ausgangspunkt ist damit die persönliche Arbeitskraft. Ob und in welchem Umfang ein Vertrag leistet, richtet sich nach den konkreten Bedingungen und dem Einzelfall.

Der wirtschaftliche Schaden des Unternehmens ist davon zu trennen. Fehlende Umsätze, Kosten für Ersatz, laufende Fixkosten oder der Verlust einer zentralen Kundenbeziehung werden durch eine private Arbeitskraftabsicherung nicht automatisch ausgeglichen. Deshalb sollten privater Einkommensbedarf und betriebliche Ausfallfolgen getrennt erfasst werden.

Direktquellen: [5] Versicherungsvertragsgesetz: § 172 Leistung des Versicherers

Was eine Keyperson-Lösung leisten soll, muss vor dem Produkt feststehen

Für Todesfalllösungen erlaubt § 150 VVG grundsätzlich, eine Lebensversicherung auf die Person eines anderen zu nehmen. Wird eine Todesfallleistung oberhalb der gewöhnlichen Beerdigungskosten vereinbart, ist grundsätzlich die schriftliche Einwilligung der versicherten Person erforderlich. § 159 VVG regelt die Möglichkeit, einen Dritten als Bezugsberechtigten zu bestimmen.

Für eine betriebliche Keyperson-Absicherung folgt daraus noch keine fertige Produktempfehlung. Zuerst muss feststehen, welches finanzielle Risiko abgesichert werden soll. Versicherte Ereignisse, Bezugsrecht, Laufzeit, Leistungshöhe, Gesundheitsprüfung und weitere Voraussetzungen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag und müssen konkret geprüft werden.

Steuerliche und bilanzielle Folgen werden in diesem Ratgeber bewusst nicht beurteilt. Sie hängen von Gestaltung und Einzelfall ab und gehören in die Prüfung durch die dafür befugten Fachpersonen.

Direktquellen: [3] Versicherungsvertragsgesetz: § 150 Versicherte Person · [4] Versicherungsvertragsgesetz: § 159 Bezugsberechtigung

Versicherung ersetzt keine Vertretung

Geld allein macht einen Betrieb im Notfall nicht handlungsfähig. Die IHK Cottbus empfiehlt eine nachvollziehbar dokumentierte Handlungsanweisung, damit Vertretungen Aufgaben kurzfristig übernehmen und wichtige Entscheidungen treffen können. Dazu gehören unter anderem Vollmachten, Ansprechpartner, Schlüssellisten und Vertragsübersichten.

Die organisatorische Seite sollte deshalb parallel zur finanziellen Absicherung vorbereitet werden. Wer darf entscheiden? Wo liegen Zugänge und Unterlagen? Wer übernimmt Kundenkommunikation, Zahlungsfreigaben oder den Kontakt zu Bank und Steuerberatung? Eine Keyperson-Lösung kann Liquidität bereitstellen, wenn der Vertrag dies vorsieht. Sie ersetzt diese Strukturen nicht.

Direktquellen: [1] IHK Cottbus: IHK-Notfallhandbuch · [2] IHK Dresden: Notfall-Handbuch für Unternehmen

Für die erste Einordnung reichen wenige belastbare Angaben

Eine vollständige Notfallakte ist für das erste Gespräch nicht nötig. Hilfreicher ist eine kurze Übersicht, aus der die tatsächliche Abhängigkeit und ihre wirtschaftliche Größenordnung erkennbar werden.

• Rolle der Schlüsselperson und nicht übertragbare Aufgaben
• betroffene Kunden, Umsätze, Freigaben oder Spezialkenntnisse
• realistische Dauer für Vertretung, Suche und Einarbeitung
• laufende Kosten und mögliche zusätzliche Ersatzkosten
• bestehende private Arbeitskraft- und betriebliche Versicherungen
• vorhandene Vollmachten, Vertretungsregeln und Notfallunterlagen

Erst die Abhängigkeit klären, dann die Absicherung

Bei Schlüsselpersonen treffen Organisation und Finanzierung aufeinander. Eine belastbare Prüfung beginnt deshalb mit den Aufgaben, die im Ausfall nicht einfach weiterlaufen. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Folgen intern aufgefangen werden können und wo eine vertragliche Absicherung geprüft werden sollte.

Hinweis: Der Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Risiko-, Vertrags-, Rechts- oder Steuerprüfung. Ob Versicherungsschutz möglich oder passend ist und welche Leistungen tatsächlich bestehen, richtet sich nach der konkreten Situation und dem jeweiligen Vertrag.